Afgelopen april hadden we een prachtig programma op de plank liggen voor een congres op een bijzondere locatie. Samen met onze gasten zouden we ons 25 jarig bestaan vieren. Iets dat een prachtige viering had kunnen zijn, werd geannuleerd vanwege corona. Veerkrachtig als we zijn, besloten we alles om te gooien naar een online programma, ons webinar team werd geboren. Ik sprak met Jolien en Jordan over het ontstaan van dit team en hoe ontzettend veel zij geleerd hebben.

Het ontstaan
‘Meteen nadat besloten was om het congres niet door te laten gaan, voelden we aan alles dat we het er niet bij wilden laten zitten’, vertelt Jolien. ‘We wilden hoe dan ook ons programma in een online versie gieten. Het eerste waar we aan dachten was een reeks webinars’. Jordan: ‘Daarnaast was ik bezig met het organiseren van onze maandelijkse salon middag, waarin we met elkaar kennis delen. Collega Theo Heida wilde de salon in de vorm van een webinar organiseren, dus ging ik op zoek naar geschikte systemen. Zo zijn Jolien en ik samen gekomen en hebben we onze krachten gebundeld’.

Op 23 april, de dag dat ons congres zou plaatsvinden, werd het eerste webinar uit de reeks  ‘laboratorium voor ruimtelijke projecten’ gepresenteerd. Spreker Paul Iske, Chief Failure Officer van het Instituut voor Briljante Mislukkingen, sprak over het belang van uitproberen en fouten maken. ‘Het was echt een succes en het gaf ons veel motivatie om dit nieuwe product verder vorm te geven’, geven Jordan en Jolien aan.

De rolverdeling
Als ik beiden vraag hoe de rolverdeling eruit zag, moeten ze lachen. ‘Ja, dat was nogal rommelig’, zegt Jordan. ‘Ik begon als host en deed de techniek, maar al snel kwamen we erachter dat dat geen goede combinatie was. De techniek bij een webinar is eigenlijk waar het om draait, alles moet kloppen. Het is een serieuze rol, welke niet onderschat moet worden’. Vanaf dat moment hebben we ervoor gekozen om zowel de techniek als het organiseren van een webinar beter te verdelen.  Jolien: ‘Alles ging in een stroomversnelling, ineens moesten er nieuwe producten op de plank komen, waar we allebei nog weinig kaas van hadden gegeten. Juist door fouten te maken, zijn we er gekomen. We moesten snel schakelen en flexibel zijn’.

Jordan geeft aan dat ze begonnen met testen en daarna de focus hebben gelegd op de presentatie van de spreker en de achtergrond. ‘Uiteindelijk hebben we een heuse Procap Studio gebouwd met serieuze webinar tools, daar zijn we best wel trots op’.

Van intern naar extern product
Half september zaten Jordan en Jolien bij Gemeente Lisse om daar samen met collega Jacqueline van Gils een webinar te organiseren. Jordan: ‘Het was zeker wel spannend. We zijn natuurlijk geen professionele studio, we hebben geen vijf camera’s, een green screen etc. Je weet op voorhand niet wat je aantreft als je op locatie aankomt; Is er wel een goede verbinding? Goed internet? Dat zijn wel zaken die zwaar wegen tijdens het geven van een webinar’. Het duo geeft aan na korte tijd toch een naam te hebben opgebouwd binnen het team van Procappers. ‘Collega’s wilden graag onze expertise om ook webinars te geven voor bijvoorbeeld bewoners bijeenkomsten en informatie avonden of presentaties. Ineens werd alles heel echt.

Jolien: ‘Het externe webinar was echt heel gaaf om te doen, er hing natuurlijk veel meer vanaf en we vonden het heel tof dat het ons was gelukt. Wanneer we intern werken met collega’s, kunnen we fouten sneller recht zetten. Extern moeten we de zaken echt wel op een rijtje hebben en is het van groot belang dat de sprekers precies weten wat ze moeten doen en vooral op hun gemak zijn.’

Van projectmanager naar webinar geek
Ik vraag het duo hoe ze het hebben ervaren om als projectmanager in de wereld van webinars te duiken. Jolien: ‘Dat vond ik best wel spannend. Omdat we nogal aan het zoeken waren naar de rollen en eigenlijk geen technische ervaring hadden’.
Jordan: ‘Mijn opdracht liep op dat moment net af, dus ik had tijd over. Het was erg leuk om mijn tijd in te vullen met een nieuw product als de webinars’. Jolien: ‘We hebben allebei geleerd hoe het is om in sneltreinvaart een project te draaien. De skills die daarvoor nodig zijn, hebben we goed tot uiting kunnen brengen. Uiteindelijk hebben we in Lisse een mini project opgezet, alle geleerde vaardigheden konden we daar in de praktijk brengen’.

Effectiviteit van webinars
Jordan: ‘Met het geven van webinars kun je een groot publiek bereiken, zonder dat het al te veel voorbereiding vraagt; denk aan locatie, faciliteiten etc. Het biedt ook een mooi platform voor onze collega’s, zij kunnen een podium pakken en hoeven niet te wachten tot ze weer op een congres kunnen staan’.
Jolien: ‘Onze kernwaarden komen er in terug, ‘deskundig, creatief en energiek’, we moeten meegaan met de tijd en de kansen die zich voordoen benutten. We zijn nu vaardig in het geven van webinars en we kunnen het doorgeven aan onze collega’s’.
Wat betreft het samenwerken met opdrachtgevers, vertellen Jordan en Jolien:
‘Iedereen is iets flexibeler geworden en gebruikt nu toch echt wel allerlei platformen. Opstart issues zijn er nog maar weinig. Veel organisaties hebben erg ingespeeld op het verbeteren van hun techniek, ook de webinar platformen zelf. Wij hebben ingezet op Webinar Geek, juist omdat ze een Nederlands bedrijf zijn, het is toch prettig om direct te kunnen schakelen en support te krijgen waar nodig’.

Tot slot en tips
‘Het klinkt misschien gek, maar we zijn blij dat we door corona deze kans hebben gekregen. Het is belangrijk om ons verhaal te vertellen en we zouden het tof vinden om dit voort te kunnen zetten’. Beiden zijn nu werkzaam in nieuwe projecten. ‘We zijn nu vaardig in het geven van webinars en kunnen het doorgeven aan onze collega’s, ook dat proces is belangrijk en erg leerzaam. Het is eigenlijk leuk om te benoemen dat we een soort snelkookpan sessie hebben gedaan met het ontwikkelen van webinars. We waren creatief en flexibel en zijn in korte tijd professionals geworden op dit gebied’.

Als ik vraag om tips voor het geven van een webinar, dan geven Jordan en Jolien aan:
‘Zorg dat je veel kan testen met je collega’s en vraag ook vooral om hun feedback. Stressbestendigheid is niet onbelangrijk bij het produceren en geven van een webinar. We hebben geleerd dat veel mensen het onderschatten om te presenteren voor een webinar of simpelweg voor een camera zonder zichtbaar publiek. Geef ze de ruimte om zenuwen te hebben, want die zullen er altijd zijn. Daar zijn wij ook voor: we stellen iedereen gerust en proberen het eerst een aantal keer samen uit. Tot slot plannen we een half uurtje ‘uitblazen’ in na een webinar, dat heb je wel nodig!’, lachen ze beiden.

Tekst: Derya Dirker
Foto: Jolien Korbee