Spreken op het praktijkseminar Aanbesteden met Bestuurlijke Moed is echt iets voor Procapper Jacqueline van Gils. Ze wordt vaak gevraagd wanneer er moed nodig is in een organisatie. “Ja, ik word regelmatig ingeschakeld wanneer er gedoe is of iets moet gebeuren.” Jacqueline schroomt dan niet om dat vanuit haar gevoel te doen. “Ook al wijkt dat af van wat mensen in de bouwwereld gewend zijn.”, zegt ze lachend. “Ik doe vooral wat nodig is en dat doe ik met succes.” Ze geeft ook meteen een voorbeeld: “In een project heb ik onlangs aan het ‘rode koord’ getrokken en gezegd dat wij zo niet verder konden. Dat was wel even wennen, maar uiteindelijk hebben zij deze interventie positief ervaren: de samenwerking is daarna merkbaar verbeterd en resultaten gehaald.” In dit artikel, in aanloop naar het praktijkseminar op 13 juni, vertelt ze natuurlijk over moed, maar ook over Best Value en hoe samenwerken in haar DNA zit.

Uit je comfortzone

Jacqueline vindt dat onze sector meer moed kan gebruiken. “Er zijn veel regels en opgedane ervaringen met aanbestedingen. Dit leidt tot soms tot angst om het anders aan te pakken dan men gewend is. En soms is het juist nodig om uit je comfortzone te komen om het beste resultaat te halen. Daar moet je soms vanaf wijken.” Dat is makkelijk gezegd, maar er zitten voor bestuurders risico’s aan buiten de lijntjes kleuren. Jacqueline begrijpt dat: “Je ligt als overheid onder een vergrootglas en het kan tot imago schade leiden.” Als voorbeeld noemt ze de provincie Zuid-Holland. Die wilde graag een innovatie toepassen en had deze al uitgedacht, een fietsbrug die gebruik maakt van warmte uit de omliggende kassen om het wegdek te verwarmen. Op zo’n moment pakt Jacqueline haar rol en gaat vragen stellen: “Waar gaat het over? Wat wil je nu precies? Is dit de oplossing? En stel dat er een robotsneeuwschuiver bestaat die zelfstandig het wegdek sneeuw- en ijsvrij maakt? Kan dat dan?” De vragen die ze stelde haalden de werkelijke motivatie naar boven. Het bleek dat het niet uitmaakte wat de oplossing was, maar dat ze erg graag de onderhoudskosten wilden verlagen en innovatie wilden stimuleren.

Best Value aanpak

De opdracht van Jacqueline was om deze vraag in de markt te zetten. “We hebben gewerkt volgens Best Value aanpak. Vanuit geformuleerde doelstellingen kregen wij een gevarieerd aanbod van oplossingen.  Daarin zat wat de Provincie zelf had uitgedacht, maar ook een oplossing met anti-vriesasfalt. Die laatste bleek veel beter te voldoen aan de doelen van de provincie.” In dit proces werd de gebruikelijke lange lijst met eisen losgelaten en daar stond de markt wel van te kijken. “Ja, dat klopt. We hebben de markt hierdoor de ruimte gegeven om met verschillende slimme oplossingen te komen.” Aan deze aanpak kleefde ook een risico. “Er was ook een kans dat niemand kon bieden wat wij wilden of met een innovatieve oplossing kwam die na realisatie niet blijkt te doen wat de bedoeling is. Daarom hebben wij dit van tevoren met de bestuurder besproken. Uiteindelijk hebben wij dit als pilotproject bestempeld waardoor het risico minder werd. Een pilot mag namelijk mislukken.” Jacqueline gelooft in deze gestructureerde aanpak. “Ja, ik ben wel een believer. Wat ik mooi vind is dat het uitgaat van het benutten van elkaars kwaliteiten. Je legt de ingewikkelde puzzel zo veel mogelijk met elkaar, vanuit ieders verantwoordelijkheid, in plaats van zaken bij elkaar over de schutting te gooien. Het gaat hier om win-win. De opdrachtnemer is de expert en moet de ruimte krijgen om de opdracht zo goed mogelijk uit te voeren.”

Samenwerken

Dat samenwerken is ook echt mijn ding vertelt Jacqueline vol energie. “Dat betekent voor mij wel of geen plezier hebben in mijn werk.” Ze geeft aan dat je, om een topprestatie in ons vak te kunnen leveren, moet samenwerken. “In een team zit alles wat je nodig hebt om die prestatie te leveren. Door een bestaande dynamiek komt dit er soms niet uit. Ik vind het tof wanneer je kan zorgen dat iedereen met elkaar goed presteert.” Dit is niet aangeleerd, maar die vaardigheid heeft ze altijd al gehad.  “Ik voel goed aan wat er in een groep gebeurt en kan daarnaar handelen.  Het is belangrijk dat mensen met plezier naar hun werk gaan en betekenisvol zijn geweest. Dat is echt mijn passie. Daarom doe ik wat ik doe.” Een goede methode is belangrijk, maar een mindset waarin samenwerken centraal staat nog meer. Dit vraagt van organisaties een gedragsverandering. “Gedrag is DE component om iets voor elkaar te krijgen.” Ze geeft een algemeen voorbeeld: “Ik kan een prachtig proces met je afspreken, maar wanneer wij alleen maar ruzie maken komt er geen resultaat.” Jacqueline geeft aan dat zij in een lastig proces twee dingen doet. “Wanneer ik in het moment iets zie gebeuren dat niet bijdraagt aan een duurzame samenwerking benoem ik dat. Ik ga dan in een reflectiestand en bespreek met het team wat er gebeurt en wat wel werkt voor ons. Ook durf ik mensen aan te spreken op hun gedrag of bewust te maken daarvan.” Hiërarchie is daarbij niet belangrijk. “Voor het resultaat is het essentieel om aan de voorkant een gelijkwaardig en respectvol gesprek te voeren.” Een mooie conclusie van de sessie op 13 juni weet Jacqueline ook wel. “Dat je naast een goede methode ook een mindset nodig hebt die gericht is samenwerken.”

Praktische info:

Datum: 13-6-2019
Tijd: 13.30 – 17.30 uur (inloop v.a.13.00)
Locatie: Amersfoort
Doelgroep: (semi-)publieke partijen: gemeenten, provincies, omgevingsmanagers, omgevingsdiensten en deelnemers BouwRegieNetwerk
Kosten: gratis voor de doelgroep

Meer informatie:

https://www.bouwregienetwerk.nl/events/aanbesteden-met-bestuurlijke-moed-2/

Tekst & foto: Raymond Dekker