“Bestuurlijke moed is tegen de stroom in durven te zwemmen met een bepaalde visie die misschien net even iets afwijkt van het gebruikelijke, maar altijd met het doel om gezamenlijk iets moois neer te zetten.”, vertelt Procapper Rutger Siderius in één volzin. Op donderdag 13 juni 2019 spreekt hij op het praktijkseminar Aanbesteden met Bestuurlijke Moed in Amersfoort. Daar gaat hij in op het bouwteam als samenwerkingsvorm met als praktijkvoorbeeld de fietsbrug Ritsumasyl.

De brug

Bij de brug was het doel om deze met biobased composiet te bouwen, om daarmee in de toekomst een bijdrage te kunnen leveren aan de circulaire economie. Dat vroeg moed van het middel en hoog management en bestuur. “Mijn rol was om partijen bij elkaar te brengen die dat daadwerkelijk voor elkaar konden krijgen.”, zegt Rutger. “Via een aanbesteding zochten wij partijen die het bijna onmogelijke waar konden maken. Daarvoor hadden wij een procedure ontwikkeld die niet alledaags was en waar durf voor nodig was om die op de markt te zetten.” Deze vraag kwam niet zomaar bij Rutger terecht. “Mijn ervaring zit in het maatwerk van het op de markt zetten van complexe projecten.” Hij heeft daar ook een duidelijke visie op: “Zo’n traject moet altijd gericht zijn op samenwerken.” Dat is niet gebruikelijk en de vraag is dan ook hoe je nu kan zorgen dat partijen daadwerkelijk gaan samenwerken met de opdrachtgever. “Je leest weleens over vechtcontracten, maar in mijn ogen is dat totaal niet nodig. Juist wanneer je een goede samenwerking hebt kun je elkaar vasthouden op het moment dat er toch problemen ontstaan. Opdrachtgevers en –nemers hebben hetzelfde doel en willen beide iets moois maken. Je moet daar absoluut geen wantrouwen in creëren.”

Energie steken in samenwerking

Voor deze biobased brug was er op voorhand een strategie bepaald. Er zou worden gekozen voor een aparte leverancier en aparte bouwer. Deze moesten nauw gaan samenwerken in één gemeenschappelijk bouwteam. “Dat had ik niet eerder meegemaakt.”, zegt Rutger die bij de aanbestedingsprocedure betrokken was. “Ik denk ook niet dat het vaker in Nederland gebeurt en aanvankelijk was ik er sceptisch over. Je gaat twee partijen gedwongen met elkaar laten samenwerken. Hoe krijg je dat voor elkaar?” Bij de uitvoering was Rutger niet betrokken, maar hij weet dat dit uiteindelijk een goede samenwerking is geweest. “Ik denk dat dit begint door dit vanaf de start van de aanbestedingsprocedure uit te stralen. En door vanaf gunning als opdrachtgever energie in die samenwerking te steken, gingen mensen harder lopen. Dat betekent de uitvoerder begrijpen en proberen te helpen op kritieke momenten.” Dat helpen is voor opdrachtgevers intern lastig te verantwoorden. “Het is rechtmatig niet altijd handig, maar levert wel meer op. Door te helpen word jij uiteindelijk ook geholpen.” Juist altijd rechtmatig werken lijkt de samenleving veel geld te kosten. “Ja, klopt. Om dit anders op te lossen is intern moed nodig.”

Angst in het werkveld

Bij de brug ging het tonen van moed goed, maar in het gehele werkveld lijkt dit meer nodig. “Je kunt spreken van een bepaalde angst. Niet bij het bestuur, want die wil graag doorgaan en vooruitkijken, maar het hoge en middel management heeft dat wel. Die willen zich kunnen verantwoorden en je moet dan denken aan aannemers structureel op het contract wijzen en terug in het hok duwen.” In het werkveld neigt men er meer naar om de regels te volgen dan om samen het optimale resultaat te bereiken. “Je zult af en toe niet helemaal volgens de procedures moeten werken. Als je niet buiten de lijntjes kleurt gebeurt er niks. Dat heb ik in de praktijk vaak gezien.” Rutger gaat altijd voor het optimale resultaat. “Als er nog iets extra’s gedaan moet worden om het resultaat te behalen dan doe ik dat. Dan ga ik daar ook voor staan en neem ik de verantwoordelijkheid. Dat zit ook echt in me. Wars van de processen en procedures, maar wel voor een verantwoord resultaat te bereiken.”, zegt hij vol overtuiging.

Meer moed tonen

Hij vindt het belangrijk dat er aandacht aan moed wordt besteed. “Veel procedures worden gedomineerd door inkopers en juristen. Mijn ervaring is dat wanneer je die risico’s in je aanbestedingsprocedure meeneemt de kans dat deze daadwerkelijk optreden vele malen kleiner is. Wil je een goede aanbestedingsprocedure doen dan moet je individueel met een partij aan tafel kunnen zitten.” Zijn overtuigende mening kan hij ook prima onderbouwen. “Als opdrachtgever ben je vier jaar bezig met de ontwikkeling van werk, het contract en de visie hoe het uitgevoerd zou moeten worden. Vervolgens zet je dat in papiervorm op TenderNed. Denk je dat je de essentie van de opdracht uit kunt leggen in een papieren vraag en antwoord spel en kunt laten doordringen bij iemand die zich daarop in gaat schrijven? Ik denk het niet, ook niet in een algemene info avond.” Een goede les kun je leren uit de succesverhalen. “Dat waren de projecten waar de kaders wat werden opgerekt en dat zou bij vooral het hoger en middel management tussen de oren moet komen. Minder angstig zijn en beheerst risico’s nemen.”

Werken vanuit vertrouwen

Rutger heeft onlangs zijn huis laten verbouwen en in dat proces hanteerde hij een vergelijkbare aanpak. “Het verschil is dat we hier zelf een keuze kunnen maken in de opdrachtnemer en hebben uiteindelijk een duurdere gekozen waar we vertrouwen in hadden.” Vertrouwen lijkt een terugkerend thema in de aanpak van Rutger. “Ik wil niet tot het laatste puntje de onderhandeling voeren, maar het proces richten op een samenwerking waar iets moois uitkomt. Ik laat de opdrachtnemer de verantwoordelijkheid pakken. Natuurlijk hebben wij zelf een aantal keuzes te maken, maar ik laat de opdrachtnemer deze ook zelf maken.” Het leverde hem veel op. “Wij hebben nauwelijks stress gehad tijdens de verbouwing en ook de aannemer vond het aansturen op grote lijnen een prettige manier van samenwerken.”

Praktische info:

Datum: 13-6-2019
Tijd: 13.30 – 17.30 uur (inloop v.a.13.00)
Locatie: Amersfoort
Doelgroep: (semi-)publieke partijen: gemeenten, provincies, omgevingsmanagers, omgevingsdiensten en deelnemers BouwRegieNetwerk
Kosten: gratis voor de doelgroep

Meer informatie:

https://www.bouwregienetwerk.nl/events/aanbesteden-met-bestuurlijke-moed-2/

Tekst & foto: Raymond Dekker