Voorbereiden op veranderingen die je nog niet kunt voorspellen

Projecten die pas over 10, 15 of 20 jaar volledig werkelijkheid worden, krijgen te maken met gedrag dat vandaag nog niet te voorspellen is. “Welke rol heb je als projectmanager om een project voor te bereiden op veranderingen die je vandaag nog niet kunt voorspellen?” Over die vraag gaf Josefien van Reeuwijk een mini-college aan collega’s.

Leren van Into Eternity

De aanleiding voor het mini-college was de documentaire Into Eternity uit 2010, over kernafval dat 100.000 jaar veilig onder de grond moet blijven. De documentaire stelt een fascinerende vraag: hoe zorg je ervoor dat mensen in een verre toekomst begrijpen wat wij vandaag hebben gedaan, terwijl je niet weet hoe hun wereld, taal en gedrag er dan uitzien?

Op het eerste gezicht lijkt dit niet veel te maken te hebben met ons werk in gebiedsontwikkeling, maar deze vraag is toch erg relevant. We nemen vandaag besluiten over de leefomgeving van mensen die we zelf misschien nooit ontmoeten.

Zo werken we regelmatig aan projecten die pas na lange tijd gerealiseerd worden. Hoe mensen die plekken tegen die tijd gebruiken, is moeilijk te voorspellen. Tien jaar geleden hadden we waarschijnlijk geen rekening gehouden met de huidige opkomst van de fatbike. Toch zorgen deze fietsen nu voor onveiligheid in het verkeer en overlast.

Kunnen we de toekomst voorspellen?

Tijdens het mini-college kregen collega’s daarom een korte oefening: bedenk iets wat we vandaag echt niet kunnen voorspellen over het gedrag van mensen in 2040.

Dat bleek lastiger dan gedacht. Hoewel veel ontwikkelingen moeilijk te voorspellen waren, konden we ons er vaak wél op voorbereiden. Een school is over vijftien jaar misschien niet meer op dezelfde manier nodig. Dan helpt het als het gebouw relatief eenvoudig een andere functie kan krijgen. Het gaat dus niet alleen om wat op dit moment nodig is, maar ook om de ruimte die een ontwerp laat voor toekomstig gebruik.

Ontwerpen met ruimte voor verandering

Josefien vertelde ook over een mobiliteitshub uit haar eigen werk. Deze werd ingericht voor deelfietsen, maar na een jaar bleken de deelfietsen niet meer te werken zoals verwacht. Omdat hier niet goed over nagedacht was, kon de ruimte niet gemakkelijk een andere functie dienen.

Dat roept de vraag op of projecten niet veel meer op flexibiliteit moeten worden ontworpen. Een plek die vandaag geschikt is voor deelfietsen, kan morgen misschien worden gebruikt voor bakfietsen, scooters, auto’s of een vervoersvorm die we nu nog niet kennen.

De discussie verschoof daarmee van ‘kunnen we de toekomst voorspellen?’ naar ‘hoe zorgen we dat ons project met verandering kan omgaan?’.

Ook kennis moet worden overgedragen

Flexibiliteit zit niet alleen in wat projectmanagers bouwen of besluiten. Het zit ook in wat zij achterlaten. Waarschijnlijk is de huidige projectmanager over 10 of 15 jaar niet degene die het project afrondt. Er komt een opvolger en daarna gaat het project mogelijk over naar een beheerder of eindgebruiker. Een goede overdracht gaat daarom niet alleen over besluiten, maar ook over de aannames, vragen en onzekerheden die eronder liggen.

Niet voorspellen, maar voorbereiden

Gedrag is lastig te sturen, zeker dat van collega’s en andere betrokkenen. Juist daarom is het waardevol om gedrag explicieter mee te nemen in projecten.

De belangrijkste les uit het mini-college is volgens Josefien dan ook niet dat projectmanagers de toekomst beter moeten leren voorspellen. Ze moeten vooral voorkomen dat ze doen alsof ze de toekomst kennen.

Als projectmanager kun je misschien niet voorspellen hoe mensen zich over 15 jaar gedragen. Je kunt wél bijdragen aan een leefomgeving die ook voor toekomstige generaties ruimte laat voor verandering. Ook kun je ervoor zorgen dat de kennis en vragen van vandaag worden doorgegeven aan volgende generaties.