De tweede ronde proeftuinaanvragen is inmiddels een feit. De aanvragen zijn ingediend, nu is het wachten op de toekenning van de subsidie. Maar wat nou als het blijkt dat je met je plan geselecteerd bent? Dat betekent dat je een erg goed plan hebt geschreven! De technische aspecten zitten goed, financieel klopt het plaatje en je weet hoe je bewoners mee krijgt. Daarnaast weet je hoe je invulling wilt geven aan je regierol om het plan uit te werken. Dat klinkt alsof je in één rechte lijn naar de finish kan lopen.

Toch blijkt dat de werkelijkheid vaak niet zo’n rechte lijn is. Waarschijnlijk loop je straks tegen dingen aan die je niet had voorzien. Hoe ga je daar mee om? En met name, hoe zorg je dat het proeftuinplan ook daadwerkelijk tot uitvoering komt? Een kant en klare oplossing hiervoor bestaat niet, het is altijd maatwerk. Vaak gaat het echter wel over gelijksoortige uitdagingen.

Jolien Korbee is gedragspsycholoog bij Procap en houdt zich bezig met gedragsveranderingsvraagstukken binnen het thema Energie & Klimaat. In deze blog legt ze uit met welke uitdagingen je te maken kan krijgen en hoe je hier aan de voorkant rekening mee kunt houden. Vanuit de ervaring binnen Procap met de 1^e ronde proeftuinen, geeft ze handvatten om hobbels op de juiste manier te nemen. We willen immers dat de weg naar de finish voelt als een leuke mountainbike route, in plaats van een zware klim.

Omarm hobbels en wees adaptief
Collega Procapper Marieke van der Vlugt, projectmanager Energie & Klimaat, was betrokken bij de uitwerking van het proeftuinplan van de eerste ronde proeftuinaanvragen. “Uiteraard is in het plan rekening gehouden met onzekerheden, maar soms gebeuren er nou eenmaal dingen die je niet had voorzien in je plan. De uitdaging is dan om met een goede dosis moed en aanpassingsvermogen je plan aan te passen. Hierbij is het belangrijk dat je de stip op de horizon niet gaat verschuiven. Je route aanpassen om bij dezelfde uitkomst te komen, daarmee laat je juist dat adaptieve vermogen zien.”

Het is dus geen probleem als je je weg moet aanpassen, om bij dezelfde uitkomst te komen. Als je je uitkomst gaat aanpassen omdat de weg naar iets anders leidt, is dat vaak niet een goed idee. (Tenzij je er natuurlijk opeens achter komt hoe je in één klap heel Nederland van het aardgas kan helpen, in plaats van alleen die ene wijk, maar voor het gemak gaan we daar maar even niet vanuit).

Hoe je zorgt dat je visie is geborgen in het uitvoerende team
Een andere belangrijke uitdaging volgens Marieke is dat je niet altijd met dezelfde mensen aan de slag gaat die het plan hebben bedacht. “Het is belangrijk dat het projectteam helemaal achter het plan staat, alle ins en outs kent, en er afstemming plaatsvindt met de bedenkers van het plan.” Daarom is het van belang om stil te staan bij de verandering die er mogelijk plaatsvindt in de organisatie die het proeftuinplan ten uitvoer gaat brengen, en wat je hierbij van hen verwacht.

Een essentiële eerste stap is dus om met het projectteam uit te diepen wat het plan is, of het haalbaar is, en hoe je het gaat aanvliegen. In feite is dat de vertaling van het proeftuinplan naar een plan van aanpak. Hierbij is het belangrijk om je visie en ideeën, zoals verwoord in je proeftuinplan, helder over te dragen en te borgen in de projectorganisatie.

Hoe je omgaat met verschillende mensen en meningen
Je plan vormt de leidraad voor hoe je participatie gaat aanpakken, maar je hebt te maken met verschillende mensen, met eigen belangen en achtergronden. Wees daarop voorbereid en pas je route hier gaandeweg op aan. Met name voor het draagvlak van je plan is het belangrijk dat je de bewoners betrekt vanaf het moment dat je aan de slag gaat met de uitwerking. “We weten allemaal hoe belangrijk het is om bewoners vanaf het begin te betrekken, en toch gebeurt het dat een projectteam gaat broeden op een uitkomst in plaats van een samenwerking. Pas in een veel later stadium wordt er bedacht om de bewoners op de hoogte te stellen. Als je bewoners op de hoogte moet stellen, is het eigenlijk al te laat. Dan heb je de bewoners niet meegenomen in de weg naar de uitkomst toe.”

Het is een valkuil waar velen van ons zich bewust van zijn, en toch zien we het vaak misgaan. Het helpt om de goede ideeën die bij de bewoners leven vanaf dag 1 een plekje te geven binnen je organisatie, zodat dit niet op de plank komt te liggen. Als bewoners zich niet gehoord voelen, is de kans groter dat zij hun enthousiasme en vertrouwen in het plan en de organisatie verliezen. Dat zou zonde zijn, want juist door de kennis van bewoners te gebruiken kom je tot een goede uitvoer. Om te waarborgen dat het goede plan waarmee je de subsidie hebt gewonnen ook daadwerkelijk ten uitvoer komt, is het handig om parallel aan het projectteam een team op te zetten dat zich bezighoudt met de participatie.

Samen bergen bedwingen
Meer dan bij de eerste ronde, ligt de nadruk op de aanpak voor de uitvoering en de robuustheid van je plan. Dat betekent niet dat het een gemakkelijke opgave is om straks je plan tot uitvoering te brengen. Herken je je in bovenstaande valkuilen? En wil je ook fluitend naar de finish fietsen? Jolien helpt je hierbij graag om dit sneller en slimmer te doen. Ben jij benieuwd hoe wij dit soort hobbels weten te tackelen? Neem dan contact op via korbee@procap.nl.

Tekst: Jolien Korbee